「その仕事、あなたにしかできない」が会社の弱点になる ―― 少人数だからこそ、業務のマニュアル化を

こんにちは、ハルカです。製造業の人事ひと筋29年、総務や労務の現場をずっと見てきました。

今日は、中小企業の総務・人事で「あるあるだけど、なかなか手をつけられない」テーマ――業務の属人化とマニュアル化の話です。

「ひとり担当」は、会社にとって合理的な選択

総務や労務を、ひとり、または少人数で回している会社はとても多いです。実際、それは経営の判断として合理的でもあります。

管理部門は、直接、利益を生む部署ではありません。だから人数を絞れば、そのぶん労務費（人件費）を抑えられる。「今の人数で回っているなら、それでいい」――そう考えるのは自然なことです。

でも、その「回っている」の裏側で、実は静かにリスクが積み上がっていることがあります。

ひとりの担当者に業務が集中すると、こんなことが起きます。

担当者本人にとって

会社にとって

やり方が「その人の頭の中」にしかない状態。これが属人化です。

属人化の本当に怖いところは、リスクが次のリスクを呼ぶことです。

業務が止まる：給与計算の担当者が急に入院したら？給料日に間に合わなければ、社員の生活に直結します。止められない仕事ほど、ひとりに集中しがちです。
誰もチェックできない（ブラックボックス化）：やり方が本人にしか分からないと、ミスや抹けがあっても、周りは気づけません。
改善が止まる：中身が見えないから、「もっと効率化しよう」という話にもならない。非効率なやり方が固定化します。
そして、担当者が疲れて辞める：休めず、抱え込み、評価もされにくい。結果として辞めてしまい、引き継ぎもないまま、会社に何も残らない――これが最悪のパターンです。

「ひとりで回して労務費を抑えられている」つもりが、いざ何かあったときに、止まった業務の立て直しや、ゼロからの引き継ぎに、はるかに大きなコストがかかります。目に見えない“将来のコスト”が、静かに積み上がっているのです。

ここまで読んで、「そうなんだよね」と思った方は多いはずです。属人化がリスクなのは、みんな薄々分かっています。

でも――普段は目の前の業務に忙殺されていて、「マニュアルを作る」なんて時間はどこにもない。ひとり担当だからこそ余計に忙しく、余計にマニュアル化が後回しになる。そしてますます属人化が進む……。

この悪循環こそが、いちばんの敵です。

遠回りに見えて、いちばん確実な打ち手が、業務のマニュアル化（見える化）です。

「マニュアルにする」と聞くと身構えてしまいますが、目的はシンプルです。その人の頭の中にある業務を、外に出して、会社の資産にすること。

これができると――

属人化の裏返しが、そのままメリットになります。

「立派なマニュアルを作らなきゃ」と思うと、また手が止まります。最初は、完璧である必要はまったくありません。まずは業務の棚卸しから。こんなメモで十分です。

これだけでも、「その人しか分からない」状態からは大きく前進します。全部を一度にやろうとせず、１つの業務から、少しずつでいいんです。

とはいえ、「どの業務から手をつけるか」「どこまでマニュアル化できたか」を管理するのも、忙しい中では大変です。

そこで今、業務の棚卸しからマニュアル化の進捗までを見える化するツールを準備しています。「作らなきゃ」と分かっていても手が回らない――そんな悪循環から、少しでもラクに抜け出せる道具を目指しています。

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