入社・退社で、手続きが一番集中する ―― 漏れやすい「型」と3つの落とし穴【第2回】

こんにちは、ハルカです。前回は、人事の手続き漏れが「なぜ起きるのか」「どう防ぐか」という考え方の話をしました。今日は第2回、いちばん手続きが集中する「入社・退社」を取り上げます。

「一覧表を作って全部覚えなきゃ」と思うと、また手が止まってしまいます。今日は、全部の書類を並べる代わりに、手続き全体の”型”と、私が現場で実際につまずいた・見てきた落とし穴に絞ってお伝えします。

入社・退社の手続きは、3つの時間軸に分けて考える

入社・退社で発生する手続きは、実はバラバラに存在しているわけではありません。「いつ発生するか」で3つのグループに分けると、頭の中が整理しやすくなります。

前回お伝えした「トリガー×チェックリスト」でいえば、トリガーは「入社（退社）」の1つでも、動き出す時間軸は複数ある、ということです。①だけ見て「手続き終わった」と思っていると、②③が抜け落ちます。

入社手続きというと、みんな同じ書類を出せばいいと思われがちですが、実際はその人の状況によって、必要な手続きが変わります。

つまり、「入社手続き」はひとつの作業ではなく、本人に確認しないと分からない”分岐”がいくつも隠れているのです。チェックリストを作るときは、「全員共通でやること」と「本人確認して初めて分かること」を、分けて書いておくと迷いにくくなります。

退社の手続きで見落とされがちなのは、手続きが「退社日」で終わらないということです。

退社の瞬間に気を取られて、「その後の対応」が抜ける。これは、担当者が一人だと特に起きやすいパターンです。退社者用のフォルダやリストを作り、「対応済み」「まだ」を可視化しておくだけでも、抜けはかなり減ります。

入社・退社の手続きが一番荒れるのは、予定通りに進まなかったときです。

こういうときこそ、「まず何を確認すればいいか」を事前に決めておくことが効きます。急いでいるときほど、思い出す作業（記憶）に頼ると漏れる。落ち着いているときに作ったチェックリストが、一番活きるのはこういう場面です。

今日お伝えしたかったのは、個別の書類名を覚えることより、この2つの視点です。

この2つを意識してチェックリストを組み立てると、「なんとなく漏れる」感覚がぐっと減ります。

次回（第3回）は、結婚・出産・引っ越しなど、在籍中の社員に起きるライフイベントの手続きを取り上げます。入退社よりも不定期に、しかも申告してもらわないと会社側からは気づけない、という別の難しさがあるテーマです。

第1回でお伝えした通り、この「トリガー×チェックリスト」の考え方を、そのまま使える道具にできないか、いま準備を進めています。続報はこのシリーズでお伝えしていきますね。

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この記事は一般的な情報提供を目的としています。手続きの期限・要件・必要書類は、法改正や個別の事情によって変わります。実際の対応にあたっては、必ず最新の公式情報や、社会保険労務士など専門家にご確認ください。当方では、就業規則等の作成代行や行政への手続き代行は行っていません。